Dans le domaine des transactions commerciales, les documents tels que le bon de commande et le bon de livraison jouent des rôles clés mais distincts. Bien comprendre ces deux documents est essentiel pour assurer une gestion efficace des commandes et des livraisons.

Bon de commande : Comment ça marche?

Un bon de commande est un document écrit qui détaille les principaux éléments d’une transaction commerciale. Il est rédigé par le vendeur en réponse à une demande d’achat. Ce document sert à formaliser un accord préalable entre l’acheteur et le vendeur. Bien qu’il ne soit pas obligatoire pour une vente, il engage les deux parties :

• Le vendeur s’engage à fournir le bien ou service.
• L’acheteur s’engage à recevoir le bien et à le payer.

Quelles sont les mentions obligatoires du bon de commande ?

Voici les informations qu’il faut retrouver sur votre bon de commande :

• Vos informations d’entreprises (nom, adresse).
• Les informations de votre client : nom, adresse.
• La date et le numéro de commande, éventuellement le numéro de devis d’origine si il y en a eu un.
• Les désignations, les prix, la TVA et les quantités précises des biens ou des prestations vendues.
• La date de livraison des biens ou des prestations.
• Le montant total HT et TTC.
• Les conditions de règlement.
• Les frais de déplacement notamment pour les prestations de services.
• Une zone réservée pour la signature du client.
• Des conditions générales de vente si nécessaire.

Qu’est ce que c’est un bon de livraison ?

Le bon de livraison est un document commercial que fournit le fournisseur à son client pour prouver la livraison des produits, marchandises ou matières premières. Il est remis au client dès lors qu’il réceptionne les biens. D’un point de vue juridique, il permet de confirmer la réception des biens. En d’autres termes, lorsqu’il est signé, il devient la preuve que la commande a été livrée avec le respect des conditions énoncées dans le contrat. Le bordereau de livraison signé oblige ainsi le client à payer le prix indiqué sur le bon de commande.

Le bon de livraison est émis en deux exemplaires, l’un pour l’acheteur et l’autre pour le vendeur. Comme pour le bon de commande, ce document n’est pas obligatoire mais permet de mettre au clair que les conditions de livraison ont été respectées.

Les mentions obligatoires d’un bon de livraison :

À l’instar du bon de commande, le bon de livraison ou de réception doit comporter quelques mentions obligatoires. Il doit notamment fournir des informations relatives à l’identité du fournisseur:

• Informations sur le fournisseur (nom, raison sociale, numéro RC, NIF, adresse).
• Identité et coordonnées du client.
• Numéro de la commande du bon de commande.
• Date et lieu de la livraison.
• Description des produits/services livrés et quantités.

Comment un bon de livraison est-il valable ?

Lorsque le client reçoit les biens qu’il a commandés, il doit s’assurer que le bon de livraison correspond au bon de commande.

Dans le cas où le bon de livraison est conforme au bon de commande, le client qui réceptionne la commande doit le signer. Dans d’autres cas, il se peut que le bon de livraison ne soit pas identique au bon de commande. S’il y a une erreur, le client est dans la capacité d’émettre une réserve sur la transaction. Lorsque le client émet une réserve, il doit inscrire toute incohérence entre le bon de commande et la livraison. Il est possible qu’il y ait une erreur dans les produits livrés, leur quantité, ou que les biens soient tout simplement endommagés.

En cas de conflit entre le fournisseur et l’acheteur, le bon de livraison signé joue donc un rôle prépondérant. Il se peut que le vendeur soit victime d’un défaut de paiement et qu’il doive se défendre. L’existence de ce bon facilitera donc les échanges et appuiera les dires du vendeur mais aussi de l’acheteur. Si la livraison est incomplète et différente du bon de commande, il n’y a pas de raison de payer tous les éléments lors de la facturation.

Les situations ou un bon de commande n’est pas nécessaire:

Il est important de noter que dans certaines situations, l’émission d’un bon de commande n’est pas nécessaire. Par exemple, pour des achats réguliers et répétitifs, comme les fournitures de bureau, il peut être plus pratique d’utiliser un système de commande en continu plutôt que de générer un bon de commande à chaque fois. De même, pour les dépenses internes, comme les remboursements de frais de déplacement des employés, un bon de commande n’est généralement pas requis. Cependant, même dans ces cas, il est essentiel de conserver une trace écrite de la transaction pour assurer la transparence et la responsabilité.

Les principales différences entre bon de commande et bon de livraison:

1. Le moment d’émission

Le bon de commande est émis avant la livraison des marchandises, tandis que le bon de livraison est émis lors de la livraison.

2. L’émetteur du document

Le bon de commande est émis par l’acheteur (client), tandis que le bon de livraison est émis par le vendeur (fournisseur).

3. La fonction du document

Le bon de commande sert à officialiser la demande d’achat et à détailler les conditions de la commande, tandis que le bon de livraison atteste de la réception des marchandises et permet de vérifier leur conformité.

4. Les informations contenues

Bien que les deux documents contiennent des informations similaires, le bon de commande inclut également les prix des produits et les conditions de paiement, qui ne figurent généralement pas sur le bon de livraison.

5. L’engagement des parties

Le bon de commande engage les deux parties (vendeur et acheteur) à respecter les conditions établies, tandis que le bon de livraison engage principalement l’acheteur à réceptionner les marchandises et à les vérifier.

Comment faire vos bons de livraison avec Fatoura?

La création de vos bons de livraison avec Fatoura  est simple et efficace. Après  être connecté au logiciel, accédez à la rubrique bon de livraison, remplissez les informations nécessaires comme la date, les détails des articles, et les quantités livrées. Sauvegardez le bon de livraison, puis envoyez-le directement par email au client. Cette méthode assure une gestion fluide des livraisons et une bonne traçabilité des transactions.

Le bon de commande et le bon de livraison sont deux documents fondamentaux qui jouent des rôles distincts mais complémentaires dans le processus commercial.