Chaque année, environ 5 milliards de factures sont éditées. Un chiffre impressionnant qui montre combien il est important de passer à la digitalisation. En effet, la facture électronique s’envisage comme une opportunité pour accompagner son entreprise vers la transformation numérique.

Qu’est ce qu’une facture électronique?

Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement électronique et automatique. Tout comme la facture papier classique ,elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises.

Il faut pas confondre entre une facture électronique et une facture dématérialisée:

Une facture imprimée puis numérisée au moment de son émission, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique, traitée et archivée par voie électronique , n’est pas une facture électronique , on parle de facture dématérialisée.

Quels avantages en optant pour la facture électronique?

Processus de création et transmission :

• Émission : L’émetteur crée la facture électronique à l’aide de logiciels spécialisés de facturation qui peuvent générer des documents au format requis comme Fatoura.
• Transmission : Les factures peuvent être envoyées par email ou via des plateformes sécurisées d’échange de données ou des portails de facturation électronique. Certains pays ont mis en place des plateformes nationales obligatoires pour la transmission des factures.

 Signature électronique et sécurité :

• Signature électronique : Dans de nombreux cas, une signature électronique est requise pour garantir l’authenticité et l’intégrité de la facture. Cela permet de vérifier que la facture n’a pas été modifiée après sa création. Vous pouvez avoir plus d’informations sur la signature électronique dans notre article publié récemment.
• Chiffrement : Les documents peuvent être chiffrés pour assurer leur confidentialité pendant la transmission.

Intégration avec d’autres systèmes :

• Systèmes ERP : Les factures électroniques peuvent être intégrées dans des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) comme SAP pour automatiser le traitement, l’enregistrement comptable et la gestion des paiements.
• Comptabilité : Les logiciels de comptabilité peuvent également être configurés pour recevoir, traiter et enregistrer automatiquement les factures électroniques.

 Avantages supplémentaires :

• Réduction des erreurs : Moins de risques d’erreurs humaines lors de la saisie des données, car les informations sont automatiquement extraites des factures électroniques.
• Audit et conformité : Facilite les audits internes et externes grâce à une meilleure traçabilité et des enregistrements numériques accessibles.

En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle mais aussi se conformer aux réglementations modernes et contribuer à une gestion plus durable des documents sans oublier qu’une facture électronique, c’est moins de papier. Il s’agit bien d’un geste écologique.